ใครที่ทำงานในองค์กร หรือบริษัทที่มีโครงสร้างใหญ่ ผู้คนแยะ มักหนีไม่พ้นเรื่องการประชุม (บ่อยๆ) ซึ่งเราเองมักแอบคิดเสมอว่า จะประชุมอะไรกันนักหนา เสียเวลา เอาเวลาไปทำงานกันดีกว่ามั้ง แต่ส่วนใหญ่มักเลือกไม่ได้ ก็ต้องอยู่ในภาวะจำยอม เอาร่างกายเข้าห้องประชุม แต่จิตใจลอยไปไหนก็ไม่รู้
ถ้ามีโอกาสได้เป็นคนจัดประชุม
สิ่งที่ ควรทำ เพื่อไม่ให้ผู้เข้าร่วมประชุม รู้สึกแย่ เท่าที่นึกออก มีดังนี้ครับ1. ประชุมเฉพาะเรื่องที่จำเป็น
- ห้องประชุม เป็นที่ที่ต้องการความคิดเห็นที่หลากหลาย เป็นที่สำหรับการอภิปรายเพื่อหาข้อสรุปร่วมกัน ดังนั้น ควรเรียกประชุมเมื่อมีเรื่องที่จำเป็นต้องหาข้อสรุปด้วยการประชุมเท่านั้น ครับ
- ห้องประชุมไม่ใช่ที่รายงานผลงาน ไม่ใช่ที่สำหรับการแจ้งเพื่อทราบ เพราะสมัยนี้มีอีกหลายวิธีที่ทำได้โดยไม่ต้องเสียเวลามานั่งรวมกันครับ
- ห้องประชุมไม่ใช่ที่สำหรับให้ใครมาคุยโม้โอ้อวด โปรโมทตัวเอง แต่เสียเวลาคนอื่น ประธานต้องมีความสามารถที่จะควบคุมการประชุมให้มุ่งไปสู่จุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้
- อย่าให้ที่ประชุมเป็นสถานที่สำหรับ การอู้งานเชิงระบบ แบบว่าเอะอะก็ประชุม ทำให้ดูดีเหมือนมีงานเยอะ แต่จริงๆ แล้วไม่ได้เกิดผลอะไรที่คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไปในห้องประชุมเลย
2. กำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจน แล้วเดินตามวาระ
- การกำหนดวาระการประชุม คือ การวางแผน ถ้า วางแผนไม่ดี การประชุมก็จะขาดประสิทธิภาพ
- ต้องมั่นใจว่า วาระที่กำหนดขึ้น เป็นหัวข้อที่ต้องการให้พูดในที่ประชุมจริงๆ เท่านั้น
- กำหนดเวลาโดยประมาณ ของแต่ละวาระไว้ แล้วควบคุม รักษาเวลาให้ดี
- ลำดับวาระต้องสอดคล้องกัน เช่นเมื่อหาข้อสรุปในวาระที่ 1 ได้แล้ว ก็จะทำให้พิจารณาวาระที่ 2 ได้รวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การลำดับวาระ ให้ดูด้วยว่า หัวข้อไหนเกี่ยวข้องกับทุกคน ก็นำมาอภิปรายก่อน แล้วค่อยเอาหัวข้อที่มีผู้เกี่ยวข้องน้อยมาอภิปรายทีหลัง ซึ่งจะทำให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับวาระท้ายๆ สามารถเลิกประชุมได้ก่อน ไม่ต้องเสียเวลามานั่งฟังคนสองสามคนนั่งเถียงกันเป็นชั่วโมงครับ
3. การเลือก วัน เวลา
- ฝรั่งเขาวิจัยกันออกมา ได้ผลว่า วันอังคาร ตอน 15.00 น. เป็นเวลาที่เหมาะสมในการประชุมที่สุด
- พอดีผมเป็นคนไทย เลยคิดว่าเวลาที่เหมาะจะประชุมที่สุด คือ เวลาทำงานปกติ ที่ ไม่เอาเช้าวันจันทร์ เพราะเพิ่งเริ่มสัปดาห์ เช้าๆ ต้องเตรียมอะไรหลายอย่าง ไม่มีสมาธิในการประชุมแน่
- อีกอย่างคือ ไม่เอาวันปลายสัปดาห์ อย่างวันศุกร์ หรือ เสาร์(บางที่) เพราะจิตใจไปจดจ่อกับกิจกรรมวันหยุดเสียเป็นส่วนใหญ่แล้ว ประชุมไปก็คงได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ
- ไม่เอาช่วงบ่าย หลังกินข้าวเสร็จใหม่ๆ อันนี้ฝรั่งก็เห็นด้วย เพราะหลายคนจะตกอยู่ในสภาพกึ่งหลับกึ่งตื่น การประชุมจะมีคนที่ลืมตาแบบปรือๆ แต่หลับในครับ
- การมีอาหารว่างให้ผู้เข้าร่วมประชุมเป็นสิ่งที่ดี เพราะความพร้อมในการเข้าประชุมของแต่ละคนไม่เท่ากัน บางคนอาจจะยังไม่มีอาหารตกถึงท้อง ก็ได้อาศัยของว่างนี้ประคองระดับน้ำตาลในเลือด ให้หล่อเลี้ยงสมองอยู่ได้ครับ
ปิดท้าย
วันนี้เอาเรื่องการประชุม มาเล่าสู่กันฟัง ก็เพราะ มีความเกี่ยวข้องกับสุขภาพจิตของพวกเรา เนื่องจาก การที่ต้องเข้าไปนั่งอยู่ท่ามกลางการประชุมที่ขาดประสิทธิภาพ เป็นเรื่องที่บั่นทอนสุขภาพจิตไม่น้อยเลยครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น