ประชุม..อย่าให้เสียของ : Meetings
สิ่งที่ ควรทำ เพื่อไม่ให้เป็นการประชุมที่แย่ เท่าที่นึกออก มีดังนี้ครับ
1. ประชุมเฉพาะเรื่องที่จำเป็น
- ควรเรียกประชุมเมื่อมีเรื่องที่จำเป็นต้องหาข้อสรุปด้วยการประชุมเท่านั้น ถ้าหาข้อสรุปวิธีอื่นได้ ก็อย่ามาประชุมให้เสียเวลาเลยครับ
- ห้องประชุมไม่ใช่ที่รายงานผลงาน ไม่ใช่ที่สำหรับการแจ้งเพื่อทราบ เพราะสมัยนี้มีอีกหลายวิธีที่ทำได้โดยไม่ต้องเสียเวลามานั่งรวมกันครับ
- ห้องประชุมไม่ใช่ที่สำหรับให้ใครมาคุยโม้โอ้อวด โปรโมทตัวเอง (แต่เสียเวลาคนอื่น) ประธานต้องมีความสามารถที่จะควบคุมการประชุมให้มุ่งไปสู่จุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้
- อย่าให้ที่ประชุมเป็นสถานที่สำหรับ การอู้งานเชิงระบบ แบบว่าเอะอะก็ประชุม ทำให้ดูดีเหมือนมีงานเยอะ แต่จริงๆ แล้วไม่ได้เกิดผลอะไรที่คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไปในห้องประชุมเลย
2. กำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจน แล้วเดินตามวาระ
- การกำหนดวาระการประชุม คือ การวางแผน ถ้า วางแผนไม่ดี การประชุมก็จะขาดประสิทธิภาพ
- ต้องมั่นใจว่า วาระที่กำหนดขึ้น เป็นหัวข้อที่ต้องการให้พูดในที่ประชุมจริงๆ เท่านั้น
- กำหนดเวลาโดยประมาณ ของแต่ละวาระไว้ แล้วควบคุม รักษาเวลาให้ดี
- ลำดับวาระต้องสอดคล้องกัน เช่นเมื่อหาข้อสรุปในวาระที่ 1 ได้แล้ว ก็จะทำให้พิจารณาวาระที่ 2 ได้รวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การลำดับวาระ ให้ดูด้วยว่า หัวข้อไหนเกี่ยวข้องกับทุกคน ก็นำมาอภิปรายก่อน แล้วค่อยเอาหัวข้อที่มีผู้เกี่ยวข้องน้อยมาอภิปรายทีหลัง ซึ่งจะทำให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับวาระท้ายๆ สามารถเลิกประชุมได้ก่อน ไม่ต้องเสียเวลามานั่งฟังคนสองสามคนนั่งเถียงกันเป็นชั่วโมงครับ
3. การเลือก วัน เวลา
- ฝรั่งเขาวิจัยกันออกมา ได้ผลว่า วันอังคาร ตอน 15.00 น. เป็นเวลาที่เหมาะสมในการประชุมที่สุด
- พอดีผมเป็นคนไทย เลยคิดว่าเวลาที่เหมาะจะประชุมที่สุด คือ เวลาทำงานปกติ ที่ ไม่เอาเช้าวันจันทร์ เพราะเพิ่งเริ่มสัปดาห์ เช้าๆ ต้องเตรียมอะไรหลายอย่าง ไม่มีสมาธิในการประชุมแน่
- อีกอย่างคือ ไม่เอาวันปลายสัปดาห์ อย่างวันศุกร์ หรือ เสาร์(บางที่) เพราะจิตใจไปจดจ่อกับกิจกรรมวันหยุดเสียเป็นส่วนใหญ่แล้ว ประชุมไปก็คงได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ
- ไม่เอาช่วงบ่าย หลังกินข้าวเสร็จใหม่ๆ อันนี้ฝรั่งก็เห็นด้วย เพราะหลายคนจะตกอยู่ในสภาพกึ่งหลับกึ่งตื่น การประชุมจะมีคนที่ลืมตาแบบปรือๆ แต่หลับในครับ
- การมีอาหารว่างให้ผู้เข้าร่วมประชุมเป็นสิ่งที่ดี เพราะความพร้อมในการเข้าประชุมของแต่ละคนไม่เท่ากัน บางคนอาจจะยังไม่มีอาหารตกถึงท้อง ก็ได้อาศัยของว่างนี้ประคองระดับน้ำตาลในเลือด ให้หล่อเลี้ยงสมองอยู่ได้ครับ
ปิดท้าย
- วันนี้เอาเรื่องการประชุม มาเล่าสู่กันฟัง ก็เพราะ มีความเกี่ยวข้องกับสุขภาพจิตของพวกเรา เนื่องจากการที่ต้องเข้าไปนั่งอยู่ท่ามกลางการประชุมที่ขาดประสิทธิภาพ เป็นเรื่องที่บั่นทอนสุขภาพจิตไม่น้อยเลยครับ
หมายเหตุ
- ทุกเรื่องราวของ vcanfit ท่านสามารถแขร์ได้เลย ไม่มีหวง จะได้เป็นประโยชน์ต่อสุขภาพสำหรับผู้คนในวงกว้าง ครับ
- สงสัยเรื่องอาหาร/สุขภาพ อยากได้คำตอบแบบสั้นๆ ง่ายๆ ที่อิงหลักวิชาการ ลองเข้า Google พิมพ์ vcanfit เว้นวรรค แล้วพิมพ์ คำที่ต้องการหา (เป็นภาษาไทยหรืออังกฤษก็ได้) จากนั้นกด ENTER ครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น